3 khoản chi phí "ẩn" khi chọn giấy chỉ dựa vào giá bán

Khi nhận được nhiều bảng báo giá, điều đầu tiên hầu hết doanh nghiệp sẽ làm là so sánh đơn giá.

Đây là phản ứng hoàn toàn bình thường.

Tuy nhiên, nếu quyết định mua hàng chỉ dựa trên giá bán, doanh nghiệp rất dễ bỏ qua những khoản chi phí phát sinh sau khi giấy được đưa vào sản xuất.

Đó mới là những khoản chi thực sự ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Dù doanh nghiệp đang sử dụng giấy Pelure để gói quần áo xuất khẩu, giấy Kraft để đóng gói hàng hóa, hay giấy MG cho bao bì thực phẩm, ba khoản chi phí dưới đây đều có thể xảy ra.

1. Chi phí hao hụt nguyên liệu

Đây là khoản chi phí dễ gặp nhất nhưng cũng dễ bị bỏ qua.

Ví dụ trong ngành may mặc, nhiều doanh nghiệp sử dụng giấy Pelure (giấy chống ẩm) để gói áo sơ mi, áo thun, quần jean hoặc hàng xuất khẩu.

Nếu giấy không đúng quy cách hoặc không phù hợp với quy trình đóng gói, lượng giấy dư sau mỗi sản phẩm sẽ tăng lên.

Tương tự, trong ngành thực phẩm, nếu giấy Kraft hoặc giấy MG không phù hợp với kích thước bao bì, doanh nghiệp sẽ phải cắt bỏ nhiều hơn mức cần thiết.

Mỗi sản phẩm chỉ lãng phí một ít.

Nhưng với hàng chục nghìn sản phẩm mỗi tháng, lượng hao hụt có thể lên đến hàng trăm ki-lô-gam giấy.

2. Chi phí do giảm năng suất sản xuất

Chi phí này không nằm trong báo giá.

Nó xuất hiện ngay trên dây chuyền.

Ví dụ:

Một xưởng may sử dụng giấy Pelure có kích thước chưa phù hợp.

Nhân viên phải gấp lại nhiều lần trước khi đóng gói.

Mỗi sản phẩm chỉ mất thêm vài giây.

Nhưng với hàng nghìn sản phẩm mỗi ngày, tổng thời gian tăng thêm là rất lớn.

Trong ngành thực phẩm cũng vậy.

Nếu giấy MG hoặc giấy Kraft không phù hợp với máy đóng gói hoặc quy trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh nhiều lần, làm giảm năng suất của cả dây chuyền.

Đó là chi phí mà rất ít doanh nghiệp tính vào khi so sánh báo giá.

3. Chi phí do thay đổi và gián đoạn

Đây là khoản chi phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất.

Ví dụ:

Doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp giấy chỉ vì giá thấp.

Sau vài lô hàng, chất lượng giấy không còn ổn định.

Doanh nghiệp phải tìm nguồn mới.

Phải thử mẫu.

Phải điều chỉnh quy trình.

Thậm chí phải lùi kế hoạch giao hàng.

Những chi phí này không xuất hiện trên hóa đơn mua giấy.

Nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, uy tín và dòng tiền của doanh nghiệp.

Đừng chỉ mua giấy, hãy mua giải pháp phù hợp

Mỗi loại giấy đều có thế mạnh riêng.

• Giấy Pelure phù hợp với ngành may mặc, giày dép, túi xách và hàng xuất khẩu cần chống ẩm.

• Giấy Kraft phù hợp với ngành thực phẩm, bánh mì, thương mại điện tử và đóng gói hàng hóa.

• Giấy MG phù hợp với bao bì thực phẩm, sản phẩm cần bề mặt đẹp hoặc in ấn.

Khi lựa chọn đúng loại giấy cho đúng ngành nghề, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí nguyên liệu mà còn giảm đáng kể những khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.

Kinh nghiệm HAMI

Qua quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp, HAMI nhận thấy rằng khách hàng có kinh nghiệm thường không chỉ yêu cầu báo giá giấy.

Họ sẽ trao đổi rất kỹ về:

• Sản phẩm cần đóng gói là gì?

• Quy trình sản xuất hiện tại ra sao?

• Có cần chống ẩm không?

• Có cần cắt giấy theo quy cách riêng không?

• Sản phẩm hướng đến thị trường trong nước hay xuất khẩu?

Chỉ khi hiểu rõ những yếu tố đó mới có thể lựa chọn đúng giấy Pelure, giấy Kraft, giấy MG hoặc các loại giấy đóng gói khác.

Kết luận

Một bảng báo giá chỉ cho biết doanh nghiệp phải trả bao nhiêu tiền để mua giấy.

Nhưng tổng chi phí sử dụng mới cho biết doanh nghiệp thực sự đang tiết kiệm hay đang lãng phí.

Khi đánh giá một loại giấy, hãy nhìn xa hơn đơn giá.

Hãy xem loại giấy đó có phù hợp với ngành nghề, sản phẩm và quy trình sản xuất của doanh nghiệp hay không.

Đó mới là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí trong dài hạn.